备用金申请单模板示例及填写说明

备用金申请单是企业内部员工为临时性、小额零星支出预先申请一定金额备用金的书面文件。规范填写备用金申请单有助于企业财务部门高效审批，确保备用金使用的合规性和透明度。以下为一份备用金申请单模板及其填写说明：

备用金申请单

一、基本信息

1. 申请人：填写申请人全名，通常为需要使用备用金的员工姓名。

2. 部门：填写申请人所在部门名称。

3. 申请日期：填写提交备用金申请的实际日期。

二、备用金详情

1. 申请金额：精确填写本次申请的备用金金额，单位通常为人民币元。

2. 用途：详细描述备用金的使用目的，包括具体的支出项目、预计发生费用的详细情况等。如出差、采购办公用品、小型会议费用等。

3. 预计使用期限：明确备用金的预计使用时间范围，如“2023年4月1日至4月15日”。

4. 预计归还日期：根据预计使用期限，推算备用金应归还的具体日期，如“2023年4月16日”。

三、申请人声明

1. 申请人签名：申请人亲笔签署姓名，表明对申请内容的真实性、准确性负责。

2. 日期：申请人签署日期，与申请日期一致或稍晚。

四、部门负责人审批

1. 审批意见：部门负责人对备用金申请进行审查后，给出同意或不同意的意见，如“同意按申请金额及用途使用备用金”。

2. 签名：部门负责人亲笔签署姓名，表明已对申请进行审核。

3. 日期：部门负责人签署日期，应在申请人签名之后。

五、财务部门审批

1. 审批意见：财务部门对备用金申请进行终审，确认申请的合规性、合理性，给出审批结论，如“同意支付，按公司备用金管理制度执行”。

2. 签名：财务部门负责人或授权审批人亲笔签署姓名，表明已进行审批。

3. 日期：财务部门审批日期，应在部门负责人签名之后。

六、备用金领取与归还记录

1. 领取人：领取备用金时，由领取人在该栏签字确认。

2. 领取日期：填写领取备用金的实际日期。

3. 领取金额：填写实际领取的备用金金额，应与审批金额一致。

4. 归还人：归还备用金时，由归还人在该栏签字确认。

5. 归还日期：填写归还备用金的实际日期。

6. 归还金额：填写实际归还的备用金金额，应与领取金额一致。

7. 财务确认：财务人员对备用金归还情况进行核对后，签字确认。

【填写说明】

1. 详细准确：在填写备用金申请单时，申请人需确保信息的详细、准确，尤其是备用金用途和金额，避免模糊、笼统的描述。

2. 合规使用：申请人需确保备用金将严格按照申请用途使用，不得挪作他用，否则将承担相应责任。

3. 及时归还：申请人需在备用金使用完毕后及时办理归还手续，超期未归还的，可能会影响后续备用金申请，并可能产生罚息等后果。

4. 保留凭证：在使用备用金过程中，申请人应妥善保存相关支出凭证，如发票、收据等，以便在归还备用金时进行核销。

【样例】

备用金申请单

申请人：张三

部门：市场营销部

申请日期：2023年3月30日

备用金详情

申请金额：￥5,000.00

用途：因公司将于4月5日至4月7日在北京参加行业展会，需提前预订酒店、购买往返火车票及参展用品，预计费用如下：

• 酒店住宿（两人标间，三晚）：￥3,000.00
• 往返火车票（二等座，两人）：￥600.00
• 参展用品（宣传册、名片夹等）：￥900.00
• 餐饮及其他杂费：￥500.00

预计使用期限：2023年4月1日至4月7日

预计归还日期：2023年4月8日

申请人声明

申请人签名：张三

日期：2023年3月30日

部门负责人审批

审批意见：同意按申请金额及用途使用备用金

签名：李四（部门经理）

日期：2023年3月31日

财务部门审批

审批意见：同意支付，按公司备用金管理制度执行

签名：王五（财务经理）

日期：2023年4月1日

备用金领取与归还记录

领取人：张三

领取日期：2023年4月1日

领取金额：￥5,000.00

归还人：张三

归还日期：2023年4月8日

归还金额：￥5,000.00

财务确认：赵六（财务专员）

日期：2023年4月9日

本备用金申请单模板仅为示例，企业可根据自身管理需要进行适当调整。在使用备用金时，申请人、部门负责人及财务部门需严格遵守公司备用金管理制度，确保备用金使用的合规性和有效性。