一、备用金概念与性质
备用金（Petty Cash），是指企业为满足日常小额零星开支需要，预付给各部门或特定员工保管的一定数额的现金。备用金主要用于支付不能通过转账或发票报销的小额现金支出，如办公用品购置、差旅途中小额餐费、交通费等。备用金属于企业流动资金的一部分，具有周转速度快、使用频率高的特点。
二、备用金科目设置
在会计核算中，备用金通常记入以下科目：
1. 库存现金科目（Cash in Hand 或 Petty Cash）：这是企业最常用的备用金科目设置方式。企业预付备用金时，借记“库存现金”科目，贷记“银行存款”科目（若从银行提取）或“其他应收款”科目（若从公司其他账户划拨）。此后，备用金使用、报销、补充等操作均在“库存现金”科目内进行明细核算。
2. 其他应收款科目（Other Receivables）：部分企业将备用金作为“其他应收款”下的二级科目进行管理，如设立“其他应收款——备用金”科目。这种方式下，预付备用金时，借记“其他应收款——备用金”科目，贷记“银行存款”等科目。备用金使用后报销时，再冲减“其他应收款——备用金”科目。
三、备用金会计处理流程
1. 预付备用金：
库存现金科目处理：借：库存现金，贷：银行存款（或其他应收款）。
其他应收款科目处理（如适用）：借：其他应收款——备用金，贷：银行存款（或库存现金）。
2. 备用金使用与报销：
发生小额现金支出：不做会计分录，仅在备用金台账中登记支出明细。
定期报销：汇总报销单据，经审批后，借：相关费用科目（如管理费用、销售费用等），贷：库存现金（或其他应收款——备用金）。
3. 补充备用金：
库存现金科目处理：借：库存现金，贷：银行存款。
其他应收款科目处理（如适用）：借：其他应收款——备用金，贷：银行存款。
四、备用金管理制度与内部控制
为确保备用金使用的合规性与安全性，企业应建立完善的备用金管理制度，包括：
备用金领用与报销审批制度：明确备用金领用、使用、报销的审批权限与流程，确保备用金使用的合理性和可控性。
备用金台账管理：设立备用金台账，详细记录备用金收支情况，定期与会计账簿核对，确保账实相符。
备用金盘点制度：定期或不定期进行备用金盘点，检查备用金余额是否与账面相符，及时发现并处理差异。
备用金责任人制度：明确备用金保管人的职责与权利，对其管理行为进行监督与考核，防范舞弊风险。
五、总结
备用金在会计科目中通常记入“库存现金”或“其他应收款”科目下设的二级科目。在实际操作中，企业应根据自身管理需要和会计核算体系，选择合适的科目进行核算，并建立健全备用金管理制度与内部控制，确保备用金使用的合规、安全、高效。通过规范备用金的会计处理流程，企业可以准确反映备用金的收支状况，为财务管理决策提供可靠依据。